Oleh: Mukhlis, S.Pd., M.Pd.
Setiap kegiatan yang dilakukan secara sistematis dan terarah dituntut adanya suatu pertanggungjawaban yang akurat. Pertanggungjawaban tersebut dituangkan dalam bentuk laporan yang lengkap. Tujuannya untuk mengetahui perkembangan kegiatan yang sudah atau sedang berlangsung.
Selain untuk mengetahui tentang perkembangan suatu kegiatan, laporan juga dapat digunakan sebagai alat pengontrol bagi individu dan instansi yang berkepentingan dalam melakukan suatu kegiatan.
Dalam perkembangan menulis sering terjadi perbedaan dalam memberikan pengertian tentang laporan. Perbedaan ini tergantung pada seseorang dalam memahami laporan, baik dari segi bentuk maupun fungsi dari laporan itu sendiri. Untuk lebih jelas tentang laporan berikut ini akan disajikan beberapa pengertian yang dikemukakan oleh para ahli.
Sebagai pegangan tentang pengertian laporan adalah suatu cara komunikasi di mana penulis menyampaikan informasi kepada seseorang atau atau suatu badan karena tanggung jawab yang disebabkan kepadanya Keraf, (2000 : 283).
Pengertian ini, menunjukkan bahwa laporan merupakan alat komunikasi tertulis antara seseorang atau instansi melalui suatu kegiatan yang dilakukan dan dituntut adanya suatu tanggung jawab yang jelas dengan perjanjian yang telah disepakati sebelumnya.
Parera (1993:56) mengemukakan pengertian laporan sebagai berikut:
1) Laporan pada dasarnya satu bentuk penyampaian dan penyajian fakta- fakta dan pemikiran- pemikiran guna tindakan.
2) Laporan tertulis mempunyai bentuk-bentuk tertentu yang telah disepakati
3) Ada beda antara laporan dan bentuk penulisan yang lain, seperti tesis, skripsi, kertas kerja dan artikel.
4) Laporan telah menjadi suatu bentuk kegiatan dalam masyarakat usaha, industri, pemerintahan modern dan mendukng jalannya suatu roda kepemimpinan dan administrasi.
Persamaan lain dari kedua pendapat di atas adalah laporan merupakan suatu kegiatan dalam dunia usaha, industri, pemerintahan modern, dan mendukung jalannya suatu roda kepemimpinan dan administrasi.
Agar hal ini dapat terwujud dengan mudah, dituntut adanya suatu komunikasi yang efektif antara pihak yang berkepentingan dalam menulis dan menerima laporan. Dengan demikian dari kedua pendapat di atas, dapat disimpulkan bahwa laporan adalah suatu alat komunikasi tertulis dengan menggunakan pemikiran yang sistematis dan logis dalam menyampaikan fakta-fakta untuk tindakan selanjutnya dalam bentuk yang telah disepakati bersama.
Baca juga: Memahami, Pengertian, Fungsi, dan Bahasa Proposal
Seiring dengan pendapat di atas, Kusuma, dkk (2007: 44) menyebutkan tentang pengertian laporan adalah suatu bentuk penyampaian dan penyajian fakta-fakta untuk dimanfaatkan guna mengambil keputusan dan upaya tindak lanjut bagi seseorang, lembaga/badan instansi tertentu.
Pendapat tersebut mengemukakan bahwa laporan merupakan suatu media yang mengikuti aturan-aturan tertentu dan disajikan dengan fakta-fakta bermanfaat bagi lembaga/badan instansi tertentu.
Ciri-Ciri Laporan
Pada dasarnya laporan sama dengan jenis karya tulis lainnya juga mempunyai ciri-ciri tersendiri. Ciri-ciri tersebut sangat penting dalam karya tulis. Hal ini untuk membedakan antara karya tulis yang satu dengan karya tulis lainnya.
Di samping itu, ciri-ciri tersebut dapat membantu seseorang dalam memahami pengertian atau konsep dari bentuk karya tulis tersebut. Bahkan dalam memberikan definisi terhadap suatu konsep atau pengertian dari suatu obyek orang sering berpedoman kepada ciri-ciri yang dimiliki oleh obyek tersebut.
Adapun ciri-ciri umum dari sebuah laporan dikemukakan oleh Keraf (1991: 291) adalah sebagai berikut:
1) Harus ada halaman judul
2) Biasanya ada sebuah surat-penyerahan
3) Walaupun tidak panjang sebuah laporan formal selalu memiliki daftar isi
4) Ada sebuah iktisar (kadang-kadang abstrak) mengawali laporan.
5) Ada bagian yang disebut pendahuluan, sebagai suatu informasi awal bagi pembaca.
6) Bila ada kesimpulan dan saran biasanya (Rekomendasi) biasanya diberi judul tersendiri
7) Isi laporan terdiri dari judul dengan tingkat yang berbeda-beda
8) Nada yang dipergunakan adalah nada resmi gayanya bersifat inpersonal
9) Kalau perlu laporan formal disertai pula tabel-tabel dan angka-angka baik terjadi dengan teks laporan maupun dikumpulkan ataupun dilampirkan dalam bagian tersendiri
10) Laporan formal biasanya didokumentasikan secara khusus
Selain ciri-ciri yang dikemukakan di atas, ada lagi ciri ciri yang sudah diketahui umum, misalnya laporan hanya ditulis atau dilaporkan berkenaan tentang suatu kegiatan yang sudah dilakukakan.
Selanjutnya, laporan ditulis dengan mengikuti ketentuan sebauah karya tulis dengan bagian-bagian yang telah ditentukan. Setiap bagian dalam laporan menunjukkan perbedaan yang signifikan dengan bagian dari laporan lain. Ciri lainnya adalah penulis laporan dan penerima laporan biasanya mereka terlibat dalam suatu badan usaha, lembaga, instansi, organisasi, dan individu yang ingin mengadakan suatu kegiatan berhubungan dengan situasi formal.
Fungsi Laporan
Selain berfungsi sebagai pengontrol terhadap suatu kegiatan yang sedang atau akan berlangsung laporan juga mempunyai fungsi-fungsi yang lain. Fungsi-fungsi tersebut, misalnya sebagai alat komunikasi secara tertulis antara penulis laporan dan penerima laporan. Fungsi ini merupakan kontak langsung antara keduanya dalam mengontrol dan menjalani suatu kegiatan.
Ditinjau dari segi penulis laporan Keraf, (2000 :285 ) mengemukakan tentang fungsi laporan adalah untuk mengatasi suatu masalah dalam mengambil suatu keputusan yang lebih efektif, mengetahui kemajuan dan perkembangan suatu masalah untuk mengadakan pengawasan dan perbaikan, serta menemukan teknik-teknik baru dan sebagainya
Batasan di atas, menunjukan bahwa laporan berfungsi untuk mengatasi suatu masalah dalam menentukan suatu keputusan yang tepat. Di samping itu, laporan juga berfungsi untuk mengetahui suatu perkembangan dari suatu kegiatan yang dilakukan.
Dengan berpedoman pada laporan, para pengambil keputusan dapat menerapkan pola-pola baru pada langkah selanjutnya. Selain itu, laporan dapat juga berfungsi sebagai evaluasi terhadap kegiatan bagi pembuat laporan. Dengan kata lain, laporan merupakan petunjuk pelaksanaan bagi kedua pihak baik setelah maupun kegiatan itu berlangsung.
Secara umum, setiap pembaca laporan ingin mengetahui tentang hal apa saja yang dilaporkan dalam laporan yang sedang dibaca. Informasi tersebut tentunya harus relevan dengan keputusan yang akan diambil sehingga adanya tercipta hubungan baik antara penulis dan pembaca laporan.
Lebih lanjut Kusumah, (2007:45) mengemukakan bahwa untuk menentukan hal itu, kiranya si penerima laporan harus memerlukan jawaban atas pertanyaan berikut dari laporan yang di bacanya.
Bentuk-Bentuk Laporan
Dalam setiap bentuk tulisan kita mengenal dua bentuk laporan. Walaupun demikian setiap bentuk laporan mempunyai tujuannya masing-masing. Tujuan tersebuat tergantung pada penulis dan penerima laporan.
Dilihat dari cara penyampainya laporan dapat diklasifikasikan menjadi dua kelompok yakni laporan lisan dan laporan tertulis atau kadang- kadang kombinasi dari keduanya Kusumah, (2007:46)
Laporan lisan biasanya digunakan setelah pemberi laporan menyampaikan tentang kegiatan yang dilakukan secara tertulis, kemudian penerima laporan meminta untuk mempresentasikan hasil laporannya secara lisan.
Dalam hal ini, untuk membedakan laporan tertulis dengan laporan lisan Keraf (1990:291) mengemukakan ciri-ciri umum dari laporan tertulis, adalah sebagai berikut :
1) Harus ada halaman judul.
2) Biasanya ada sebuah surat-penyerahan.
3) Walaupun tidak panjang sebuah laporan formal selalu memiliki daftar isi.
4) Ada sebuah iktisar (kadang-kadang abstrak) mengawali laporan.
5)Ada bagian yang disebut pendahuluan, sebagai suatu informasi awal bagi pembaca.
6) Bila ada kesimpulan dan saran biasanya (Rekomendasi) biasanya diberi judul tersendiri
7) Isi laporan terdiri dari judul dengan tingkat yang berbeda-beda
8) Nada yang dipergunakan adalah nada resmi gayanya bersifat inpersonal
Kalau perlu laporan formal disertai pula tabel-tabel dan angka-angka baik terjadi dengan teks laporan maupun dikumpulkan ataupun dilampirkan dalam bagian tersendiri
9) Laporan formal biasanya didokumentasikan secara khusus
Hal ini bertujuan si penerima laporan dapat memahami isi laporan secara tertulis dan akurat apabila terjadi hal-hal yang terlupakan oleh si penulis laporan. Selanjutnya, ditinjau dari segi bentuk dan maksud dari laporan Keraf (1991:287) mengelompokkan bentuk laporan sebagai berikut:
1) Laporan berbentuk formulir isian.
2) Laporan berbentuk surat
3) Laporan berbentuk memorandum
4) Laporan keadaan perkembangan dan laporan keadaan.
5) Laporan berkala
6) Laporan laboratoris
7) Laporan formal dan segi formal
Baca Juga: Bagaimanakah Keberadaan Penelitian Kualitatatif dalam Dunia Akademik?
Setiap bentuk laporan yang dikemukan oleh para ahli di atas, mempunyai kelemahan dan kelebihan dari laporan itu sendiri. Misalnya, laporan berbentuk isian biasanya bersifat angka-angka. Laporan semacam ini mudah kita dapati dalam kehidupan sehari- hari, yang termasuk laporan ini adalah laporan tentang jumlah barang beserta harga yang ingin dipasarkan kepada masyarakat oleh suatu perusahaan.
Berbeda dengan laporan yang berbentuk surat, laporan ini digunakan apabila masalah yang dilaporkan tidak berbentuk tabel atau angka. Dalam laporan seperti ini penulis laporan dituntut harus menggunakan bahasa yang efektif agar tidak terjadi ambiguitas makna dari laporan yang disampaikan.
Kelebihan dari laporan ini adalah penulis laporan dapat memasukkan unsur-unsur pribadi atau alasan-alasan lain yang dapat diterima oleh si penerima laporan mengenai kelangsungan suatu kegiatan.
Penulis Adalah Pemimpin Redaksi Jurnal Aceh Edukasi dan Guru SMA Negeri 1 Lhokseumawe
0 Komentar